Den nye persondatalov har stor indflydelse på virksomhederne rundt omkring i EU. Det gælder blandt andet også i forbindelse med printning, hvor personlige oplysninger og sikre dokumenter ikke må havne i hænderne på de forkerte. I denne artikel kommer vi med gode råd til et IT-system, der giver sikker print, og fortæller om konsekvenserne ved ikke at have styr på reglerne.

De nye regler

I forbindelse med den nye datalov fra 2018 skal en virksomhed kunne fremvise hele processen fra modtagelse af data til sletning og arkivering. Dertil er der krav om, at persondatabeskyttelse tænkes ind i IT-systemets udvikling. Det er vigtigt ikke at starte et system op, der ikke efterlever disse krav, da det kan have dyre konsekvenser.

Brug ID-godkendelse

En af de sikreste og nemmeste måder at sikre sig en godkendt printning på er ved at bruge ID-godkendelse. Ved at sørge for at printeren har en ID-godkendelse kan kun godkendte personer, grupper eller lignende få lov til at printe det, de ønsker udskrevet. Dermed havner dokumenterne ikke i hænderne på de forkerte. Systemerne i dag er designet således, at godkendelse og login kan tildeles både privatpersoner og grupperinger. På den måde kan du vælge den løsning, der er mest ideel for din virksomhed. Udover at sørge for sikkerheden vil udgifterne til papir også mindskes, da folk kun printer det, de rent faktisk har brug for.

Undgå store bøder

Hvis datatilsynet skulle dukke op, og der ikke er styr på sikkerheden omkring persondata og dokumenter, kan det resultere i store bøder ifølge den nye lov. Derfor er et sikkerhedssystem alfa og omega i din virksomhed, og det kræver ikke ret meget ekstra, udover at du har kendskab til reglerne. Det vil også give en større tryghed blandt dine ansatte og udstråle en høj professionalitet. Det er med til at give bedre resultater for virksomheden.