Begrebet dokumenthåndtering er i dag et nøgleord for de fleste virksomheder, idet man ved hjælp af en god softwareløsning kan øge firmaets produktivitet i væsentlig grad. I dag anvender de fleste virksomheder nemlig mange forskellige typer dokumenter, som medarbejderne skal kunne finde frem på kort tid og anvende i netop deres individuelle arbejdsopgave, for at man kan opretholde en effektiv struktur, ledelse og kundeservice. I dag er det for langsomt og ineffektivt at anvende fortrykte skemaer og blanketter, der skal opdateres og udskrives ved alle forretningsgange. Hvis man til gengæld anvender et struktureret og effektivt software til håndteringen af virksomhedens dokumenter, så vil man både kunne spare tid, plads og papir, hvilket er tegn på en strømlinjet virksomhed med en god kundeservice.
Sådan virker programmer til dokumenthåndtering
Faktisk kan alle former for oplysninger og data præsenteres i et dokument, da der jo kan være tale om en kombination af tal, tabeller, billeder og diagrammer, der skal præsenteres på en overskuelig måde til den enkelte opgave. Dokumenter kan eksempelvis være disse typer:
- Kontrakter
- Tilbud
- Vejledninger
- Beregninger
- Emails
- Brochurer
En kunde skal derfor kunne bladre igennem firmaets varer og serviceydelser på en nem og overskuelig måde, hvorefter kunden skal kunne indhente yderligere oplysninger, kontakte virksomheden eller afgive en bestilling. Efter afgivelsen af bestillingen skal kunden modtage en faktura med en specificeret oversigt over varerne. Medarbejderne skal kunne tjekke lagerstatus på varerne, evt. reklamationer og andre kundehenvendelser, således kunderne til enhver tid kan tage kontakt med en medarbejder, der kan logge ind og se de aktuelle oplysninger om bestillingen.
Såfremt virksomheden anvender et moderne stykke software til denne dokumenthåndtering, så vil man nemt og hurtigt kunne indhente de ønskede oplysninger til enhver tid. Tidligere lå mange af disse oplysninger lokalt på en enkelt medarbejders skrivebord eller computer, mens man i dag med struktureret netværksdeling samt software til elektronisk dokumenthåndtering nemt kan finde frem til alle relevante oplysninger i firmaet.
Hvad skal man vælge af software?
Der findes masser af forskellige programmer til sags- og dokumenthåndtering, og især større firmaer med mange medarbejdere fordelt på flere områder bør anvende lokalt netværk med fildeling, således man til enhver tid kan genfinde de ønskede data. De mest udbredte typer software, der kan håndtere elektronisk dokumenthåndtering er Microsoft programmerne Office 365 samt SharePoint, men der findes også andre typer software, der kan klare disse opgaver.
Fordelen ved netop disse omtalte programmer er, at de en nemme at gå til, da de er meget udbredte og danner industristandarden på området. Derfor kender de fleste personer i forvejen til denne software, og man kan nemt tilpasse denne ind i forskellige sammenhænge. Hvis man gerne vil have hjælp og vejledning til at komme i gang med en sådan opgave, så kan man eventuelt kontakte firmaet Progressive, der netop har specialiseret sig i analyser, rådgivning samt implementering af fleksible standardsystemer til sags- og dokumenthåndtering.