De fleste firmaer har udliciteret de vigtige IT-opgaver, så firmaet kan koncentrere sig om at foretage firmaets nøgleområder, som kan være byggeri, VVS, regnskab, salg eller alle andre typer virksomhed. Alle firmaer har nemlig behov for et IT-system til den daglige forretningsgang, der kan håndtere kundekontakt, ordrestyring, regnskaber samt al mail kommunikation, telefoni og andre kontoropgaver. ERP-systemer har masser af fordele for virksomheden, da alle medarbejdere nemt kan finde alle relevante oplysninger i en fart, hvilket gør al kundekontakt hurtigere og mere effektivt, hvilket sparer medarbejdertid i det lange løb. Desuden undgår man en masse dobbeltarbejde, da alle indtastninger i systemet automatisk opdateres overalt, således trivielle opgaver som lageropdatering klares helt automatisk. Man kan også nemt udskrive rapporter, regnskaber og analyser, således firmaet effektivt kan udarbejde den korrekte markedsstrategi.
Drift og vedligeholdelse
Imidlertid er det ikke kun leveringen af et skræddersyet ERP-system, som virksomheden skal investere i, da systemet også løbende skal vedligeholdes og opdateres, hvilket bedst foretages gennem en serviceaftale med leverandøren af ERP-systemet. Derved er man sikker på at få eksperthjælp af specialister, der netop kender til jeres system. I flere virksomheder står en medarbejder for support og vedligeholdelsen af systemet, men i andre tilfælde er vedligeholdelsen mangelfuld eller ikke-eksisterende. Man bliver nødt til at tildele ERP-systemer en vis form for vedligeholdelse, da der jo altid kan forekomme nedbrud af alle former for systemer, så derfor bør man altid sikre sig, at man har dels fuld bckup af systemet samt en hotline med mulighed for hjælp. Hvis systemet er nede kan det nemlig gå hen at blive en kostbar affære for firmaet, såfremt problemet ikke bliver løst på kort tid.
Prisen på drift og vedligeholdelse
Ofte koster det mere at få sikret sin drift og vedligeholdelse af sit ERP-system end selve anskaffelsen af systemet, men der er tale om nødvendige udgifter, som er nemmere at budgettere med. Hvis systemet er nede opstår der jo altid store og uforudsigelige udgifter. Man bør tage den nødvendige tid til at gennemgå en serviceaftale, således prisen afspejler den service, som man har brug for. Denne servicekontrakt kaldes også for SLA, som jo står for service-level agreement. EN sådan kontrakt skal helst være relevant, effektiv og hensigtsmæssig. Man bør nøje definere begreberne drift og vedligeholdelse i SLA´en, da de ikke er entydige med hensyn til it-applikationer. Vedligeholdelsen af et it-system eller ERP-system kan for eksempel også omfatte et bredt spektrum af ydelser fra drift af server, netværk, overvågning, rapportering, fejlrettelser, opdateringer til support samt egentlig videreudvikling til fremtidige formål. Det er derfor ikke tilstrækkeligt i kontrakten blot at anføre, at leverandøren af systemet skal forestå drift og vedligeholdelse, idet man bør nøje specificere dette. Man bør også skitsere detaljeret, hvilke drifts- og vedligeholdelsesydelser, som leverandøren skal levere, idet man bør kende til fænomenet, at intet standardsoftware er 100 % fejlfrit, og ingen kan ved leveringen teste alle systemets funktioner, så fejlretning kommer desværre altid til senere i forbindelse med forebyggende foranstaltninger og dels afhjælpende foranstaltninger som fejldiagnosticering, individuel fejlretning og generelle opdateringer. Man bør også forhandle deadlines samt eventuelle dagbøder, så alt er med i aftalen. Prisen forhandles individuelt ud fra omfanget af opgaver.